Par Laurent Gimalac, Ancien Professeur à l’ISEM (ESMOD Paris) et à SUP DE LUXE (Groupe EDC, Paris) et Avocat
Tout type d'employeur peut faire l'objet d'un contrôle. Il peut s'agir une personne morale ou physique, d'un travailleur indépendant, ou d'un simple particulier employeur.
Le contrôle est fait sur pièces ou sur place et il est alors accompli dans les locaux de l'organisme de recouvrement ou dans les locaux de l'entreprise.
L'organisme de contrôle doit vous communiquer un avis de contrôle par tout moyen 15 jours au moins avant la date de sa première visite.
Mais attention, cette règle n'est pas impérative en cas d'opérations de lutte contre le travail dissimulé.
Dans les petites entreprises qui versent des rémunérations à moins de 10 salariés ou des travailleurs indépendants, la période de contrôle ne doit pas dépasser trois mois en ce compris la date de la première visite.
La période de contrôle s'étend sur 3 ans à compter de l'expiration de l'année civile en cours. Par exemple un contrôle réalisé en 2017, l'examen ne pourra porter que sur les années 2016, 2015, et 2014 si l'entreprise emploie des salariés. Si elle emploie des travailleurs indépendants, le contrôle pourra s'étendre sur les exercices 2015 2014 et 2013. Mais il existe une règle dérogatoire en cas d'infraction de travail légal puisque le délai de prescription est alors porté à cinq années.
La liste des documents qui sont l'objet du contrôle, est très vaste. Et de plus elle n'est pas exhaustive : le contrôleur pouvant éventuellement solliciter tous documents et tout support d'information.
Lorsque ces informations sont très volumineuses, l'agent peut proposer d'utiliser des méthodes de vérification par échantillonnage et extrapolations.
Vous disposez d'un véritable droit de réponse dans le cadre d'un débat oral et contradictoire.
Attention, si vous refusez de remettre des pièces justificatives et notamment comptables, l'agent chargé du contrôle peut fixer forfaitairement le montant de l'assiette de vos cotisations. De même, il est vivement déconseillé de ne pas faire obstacle à l'accomplissement des fonctions des agents, sous peine de s'exposer à une amende qui peut être de 3750 € pour les particuliers employeurs, de 7500 € pour un travailleur indépendant et 7500 € par salarié limité à 750 000 € par employeur.
Après le contrôle, une lettre d'observations vous est adressée. Elle rappellera la liste des documents consultés, la période vérifiée , la date de fin du contrôle, et portera la mention du délai de 30 jours pour faire les observations. Elle doit également indiquer la faculté qui vous est donnée de vous faire assister par un conseil ou un avocat de votre choix.
Si votre réponse parvient au contrôleur avant la fin du délai imparti, il sera tenu de vous répondre. Il apportera des précisions motivé au regard de chaque observation. Cette réponse de l'agent ne donne pas droit à un nouveau délai avant l'envoi de la mise en demeure. Ainsi, à l’issue du délai de 30 jours, l'organisme de recouvrement pourra confirmer sa position, et il enverra un document intitulé mise en demeure ou considérera que son redressement n'est plus justifié.
À ce propos, il convient d'alerter l'entreprise et des risques de paiement de pénalités. Tout d'abord il existe une majoration de 10 % pour les entreprises qui n'ont pas pris en compte les observations notifié lors d'un précédent contrôle. En cas d'infraction de travail dissimulé, la pénalité est de 25 % voire 40 % si l’ infraction a été commise à l'égard de plusieurs personnes, d'un mineur, d'une personne vulnérable ou en bande organisée.
Le recouvrement des cotisations et prescrit au bout de trois ans à partir du 1er janvier de l'année qui suit leur exigibilité ou cinq ans en cas de travail légal.
En cas de retard de paiement, il existe une majoration de 5 % des cotisations redresser. Ainsi qu'une majoration complémentaire de 0,4 % par mois.
En cas de difficultés de paiement, il est donc impératif de solliciter des délais par lettre motivée adressée au directeur de l'organisme. Car en l'absence de règlement, l'organisme de contrôle et de recouvrement peut adresser une contrainte par lettre commandée ou la signifier par acte d’huissier. Il ne vous reste alors qu' un délai de 15 jours pour former opposition devant le tribunal des affaires de sécurité sociale.
En cas de désaccord avec la décision de l'inspecteur ou du contrôleur, un premier piège doit être évité. Il est en effet impératif de saisir la commission de recours amiable de l'organisme de recouvrement.
Le délai de recours était de 30 jours suivant la réception de la mise en demeure. Toutefois à partir du 1er janvier 2017 ce délai passe à deux mois à compter de la notification de la mise en demeure.
Il s'agit bien d'un passage obligatoire, qui conditionne le recours qui sera ensuite intenté devant le tribunal des affaires de sécurité sociale.
L'employeur peut être assisté d'un avocat. Mais ce n'est pas une obligation.
Une fois la décision rendue, elle va être notifiée à l'employeur par lettre recommandée laquelle indiquera le délai de recours. Il faut saisir le tribunal des affaires de sécurité sociale dans un délai de deux mois à compter de sa réception. Sinon la décision deviendra définitive.